Kayıt tutma ve muhasebe önerileri

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; vergi ya da hukuk danışmanlığı değildir. Mevzuat ve oranlar değişir; metin Eylül 2026 itibarıyla hazırlanmıştır. Kişisel durumunuz için bir mali müşavire ya da vergi hukukçusuna danışın.

Önceki dört rehberde hangi gelirin nasıl vergilendiğini anlattık; hepsinin ortak şartı kayıttı. Bu rehber, kaydın kendisini anlatıyor: neyi, hangi biçimde, ne kadar süre. İşlem günlüğü rehberindeki performans günlüğü ile bu kayıt farklıdır; o, sizin için; bu, idare ve banka için.

Üç defter

1. İşlem defteri. Her kapatılmış işlem: tarih-saat, aracı, enstrüman, yön, miktar, giriş ve çıkış fiyatı, komisyon/spread/swap, sonuç (hesap para biriminde), işlem günü TCMB kuru, TL sonuç. Brokerın ve borsanın işlem geçmişi dışa aktarımı temel kaynaktır; ama ham dışa aktarım, TL sütunu içermez; onu siz eklersiniz. Yıl sonunda bu defterin toplamı, beyanın temelidir.

2. Para giriş-çıkış defteri. Aracıya her yatırma ve her çekme: tarih, tutar, para birimi, yöntem, ücret, banka dekontu, TL karşılığı. Bu defter, "hesaba ne koydum, ne aldım" sorusunun cevabıdır ve bankanın kaynak sorusunda, idarenin "bu havale ne" sorusunda ilk bakılan şeydir. Yatırılan ana para gelir değildir; bunu kanıtlayan şey bu defterdir.

3. Belge arşivi. Aracı sözleşmeleri, hesap açılış belgeleri, aylık ekstreler, yıllık özetler, kesinti dekontları (yurt içi kurum), prop firm sözleşme ve ödeme dökümleri, faturalar, danışman yazışmaları, özelge varsa özelge. Klasör yapısı: yıl / aracı / belge türü. Bulut yedeği artı yerel kopya.

TL dönüşümü

Yurt dışı aracı ve kripto için her işlem, işlem tarihindeki kurla TL'ye çevrilir. Hangi kur: TCMB'nin ilgili gün için ilan ettiği döviz alış kuru yaygın kabul görür; danışmanınızın önerdiği kuralı tutarlı uygulayın. TCMB'nin tarihsel kur verisi, elektronik tabloya toplu çekilebilir; yüzlerce işlem için elle kur girmek yerine tarih sütununa göre otomatik eşleştirme kurun. Hafta sonu ve tatil işlemleri (kripto) için bir önceki iş gününün kuru.

Dikkat: dolar bazlı sonuç ile TL bazlı sonuç farklı olabilir; beyan TL üzerinden yapılır. Yıl içinde kur hızlı yükseldiyse dolar bazında küçük bir kazanç, TL bazında büyük bir kazanca dönüşür; tersi de olur. Bu, vergi planlaması için de bilgidir: yıl sonuna doğru işlemleri kapatıp açmanın TL sonucu, dolar sonucundan farklı okunur.

Aylık ve yıllık rutin

Aylık (30 dakika): aracı ekstrelerini indir ve arşivle; işlem geçmişini işlem defterine ekle; yatırma/çekmeleri para defterine işle; belge klasörünü güncelle. Ay sonunda üç sayının tuttuğunu kontrol et: başlangıç bakiyesi + yatırmalar − çekmeler + net işlem sonucu = ay sonu bakiyesi. Tutmuyorsa eksik işlem ya da ücret var.

Yıllık (Ocak, bir öğleden sonra): yıl toplamı TL bazında; kazanç türlerine göre ayrım (yurt içi kesintili, yurt dışı değer artışı, kripto, prop firm ödemesi); istisna ve mahsupların uygulanması; danışmana teslim edilecek paket (üç defterin yıllık dökümü ve belge arşivinin dizini). Mart beyanı bu paketle bir saatlik iştir.

Saklama süresi

Vergi zamanaşımı beş yıldır; belgeler en az beş yıl, tercihen daha uzun saklanır. Broker ve borsa kapanabilir, hesap kapatılınca geçmiş silinebilir; "gerekince indiririm" yaklaşımı çalışmaz. Ekstreleri aylık indirip arşivlemek, bu riski sıfırlar. Elektronik saklama yeterlidir; ama tek bir diskte değil.

Araçlar

Elektronik tablo, üç defter için yeterli ve en dayanıklı seçenek; kur sütunu ve bakiye kontrolü formülle. Kripto için portföy izleme uygulamaları (kripto rehberi) işlem defterini otomatik üretir. Prop firm ödemeleri için yüklenici platformunun dökümleri doğrudan arşive. Şahıs işletmesi kuranlar için muhasebe yazılımı ve muhasebeci, işlem defterini değil fatura ve gider tarafını yönetir; işlem defteri yine sizin sorumluluğunuzdadır.

Performans günlüğü ile bu kayıtları birleştirmeyin; amaçları ve okuyucuları farklı. Ama aynı kaynaktan (işlem geçmişi) beslendikleri için aylık rutinde ikisini birlikte güncellemek pratik.

Ne zaman danışmana gitmeli

• İlk yıl, yurt dışı aracıya ilk para yatırmadan önce: hangi defter, hangi kur, hangi gelir türü.
• Prop firm'den ilk ödemeden önce (prop firm rehberi).
• Kripto işlem hacmi büyüdüğünde ya da düzenleme değiştiğinde.
• Ticari kazanç sınırına yaklaşıldığını düşündüğünüzde (sürekli, yüksek hacimli faaliyet).
• İdareden ya da bankadan yazı geldiğinde; cevaptan önce.

Kayıt düzeni, trading'in en az heyecanlı parçasıdır ve en çok pişmanlık üreten ihmalidir. Bir öğleden sonra kurulan üç tablo, beş yıl sonra bir incelemede sizin sayılarınızın idarenin tahmininin yerine geçmesini sağlar; aradaki fark, çoğu zaman yıllık kârdan büyüktür.